Aide-mémoire pour chefs de courses

Le présent document fixe les règles pour la saisie de la course dans DropTour, la gestion des inscriptions et la conduite de la course.

Il sera complété et structuré ces prochaines semaines.
Les procédures pour l'utilisation de DropTour sont accessibles depuis le menu 'Support informatique'.

Quelques abréviations: CdC = chefs/fes de courses, FC = formation continue, ComCrs = commission des courses.

Choix d'une course de section

Les critères pour choisir une course de section sont les suivants:

  • Le CdC doit avoir de la réserve dans le niveau de la course, tant techniquement que physiquement.
  • Connaissance du terrain.
    Il faut choisir une course que l'on connait. Un CdC expérimenté peut proposer une course qu'il ne connait pas à certaines conditions (grande réserve de niveau, infos précises sur l'itinéraire).
  • Longueur de la course. Selon le type de course, le fait d'être en groupe peut doubler la durée de la course.
  • Avoir du plaisir à refaire la course, même en progressant moins vite.

Choix d'un adjoint

Pour les courses d'une certaine ampleur, il peut-être utile et même recommandé d'avoir un adjoint. En cas de pépin ou de conditions difficile, il sera très utile.

Conditions pour être désigné officiellement adjoint à une course :

  • Être CdC reconnu dans la discipline de la course.
    ou
  • Être membre de la section et avoir les compétences requises pour seconder le CdC.
    (Par seconder le CdC, nous entendons : Être impliqué dans l’organisation de la course, maitriser les manipulations techniques, connaître l’itinéraire ou être capable de s’orienter, être capable de prendre en charge un participant qui doit redescendre.)

Dans les deux cas, l'adjoint doit être annoncé et validé par le responsable été/hiver avant la course.

Nombre de courses minimum pour les CdC :

3 jours par an durant 3 ans.
Remarques :

  • Les courses où le CdC aurait fonctionné comme adjoint ne sont pas comptabilisés, sauf accord préalable avec le responsable des courses.
  • Sauf demande préalable du CdC, les 9 jours doivent effectivement être répartis sur 3 ans.
  • Ces règles ne sont applicable que si le formation de CdC a été prise en charge par la section.

Subsides pour CdC :

  • 50.- / nuit
  • Frais des transports publics

Pas de quota sur le nombre de participants.

Pour se faire rembourser, le CdC doit remplir complètement le rapport de course dans DropTour puis envoyer un mail au président de la commission des courses en indiquant son IBAN et le nom de la banque.

Subsides pour adjoints :

Mêmes tarifs mais aux conditions suivantes :

  • L'adjoint doit être annoncé à l’avance et validé par le responsable des courses été/hiver.

La demande de remboursement doit être effectuée par le CdC.

Cabanes

Dès qu’une course est publiée, il faut sans attendre réserver la cabane pour l’effectif complet prévu à la course.

Quelques jours avant la course, Il vaut la peine de téléphoner à la cabane pour confirmer le nombre, annoncer les éventuels végétariens, demander les conditions de la course projetée, le moyen de paiement et offrir ses services pour monter une salade ou autre.

Le délai pour modifier ou annuler une réservation dans une cabane CAS est en principe de 48 heures (avant 18h00). Pour les autres logements, il faut se renseigner.

Inscriptions aux courses

La durée d’ouverture des inscriptions aux courses doit être de 15 jours.

Les CdC choisissent librement la période d’ouverture selon leur organisation mais les membres qui s’inscrivent veulent savoir assez rapidement si leur demande est validée ou pas.

Donc au lendemain de la fermeture des inscriptions, le CdC doit valider ou refuser les inscriptions, ou si nécessaire demander un complément d’information aux inscrits. S’il y a trop d’inscrits, il peut aussi annoncer à quelques inscrits qu’ils sont sur une liste d’attente.

Pour les courses d’un jour, il est recommandé de clore les inscriptions une semaine avant la course. Pour les courses de deux jours, deux semaines avant, etc...

Si le logement doit être payé à l’avance, cela peut impliquer de placer la période d’inscription bien avant les dates recommandées.

Séance préparatoire

Les chefs de courses qui veulent faire une séance préparatoire au local demanderont son ouverture au responsable, Yves Papis 076 573 19 66.

Il faut également indiquer dans droptour la date, l'heure et le lieu de la séance.

Il est recommandé de ne pas faire la séance le soir précédant la course: Les participants n'ont plus le temps de compléter leur équipement, nuit courte selon l'heure de départ de la course.

Changement d'objectif de course

Si les conditions météo, du terrain ou avalancheuse rendent la course trop délicate (risque de chute ou glissade, explosion de l’horaire), il faut renoncer à la course. L’idéal est de proposer une course de remplacement à plus basse altitude, ou plus facile, ou dans une autre région.
En tous les cas, la nouvelle course proposée ne doit pas être plus difficile que la course initiale, tant techniquement que physiquement.

En cas d’imprévu au départ de la course ou même durant la course, le CdC a le devoir de réagir, donc si nécessaire, il peut interrompre la course ou se rabattre sur un objectif plus modeste.

Chef de course indisponible

Si le CdC n’est plus disponible (blessure ou autre), il peut spontanément rechercher un remplaçant, par exemple sur le groupe whatsApp. Il peut aussi contacter le préposé aux courses pour analyser la situation.

Nouvelle date

Si une course de remplacement n’est pas envisageable, ou si le CdC ne peut pas se faire remplacer, il peut proposer une nouvelle date mais l’expérience a montré que ce n’est pas facile, et cela peut rendre notre programme moins harmonieux.

Manque de 1er de cordée

Lancer un appel à quelques clubistes habitués ou sur les groupes whatsapp des CdC.

Si l’appel n’est pas entendu et que la sécurité de la course n’est pas suffisante, le mieux est d’en parler au préposé aux courses mais il faudra envisager de réduire le nombre de participants ou choisir une course plus facile.

Annulation d'une course

Une annulation de la course peut être envisagée dans les cas suivants :

  • Pas de course de remplacement raisonnablement possible.
  • Pas trouvé de CdC remplaçant.
  • Manque de participant. (On admet que s’il y a moins de 4 inscrits, CdC compris, la course peut être annulée mais ce n’est pas une obligation.)

Assistance du préposé aux courses

En cas de mauvaises conditions, de CdC indisponible, de manque de 1er de cordée, de doute sur le niveau des participants ou tout autre problème, le préposé aux courses, son adjoint, ou de manière plus générale les membres de la commission des courses sont à disposition pour aider les CdC.

Et c’est absolument indispensable d’avertir le préposé aux courses en cas de changement d’objectif, de date ou d’annulation.

Commission des courses

Le rôle de la commission des courses est de proposer un programme de courses et de formations pour nos membres, d’aider les CdC en cas de besoin et de veiller au bon renouvellement et à la formation continue de l’équipe des CdC.

Composition de la commission

Marc Vuadens                               Président           courses@cas-jaman.ch

Stéphane Ruchti                            Vice-président               

Frédéric Hagen                              Responsable technique été

         Adjoint

Vincent Bieri                                   Responsable technique hiver

Nicolas Vogel                                  Adjoint

Ewan Roche                                   Escalade du mercredi soir

Lourenço Nunes                             Formation des membres

Jean-Christophe Gostely                Formation des cheffes et chefs de courses

Vivien Oeuvrey                                Secrétaire aux PV et GRICR (GRoupe Incident CRitique).